利，VRMS 是确保这些权利得到保护的最佳方式之一。 日益先进的数字时代，传统的文档管理已成为许多组织的主要障碍。糟糕的文档管理可能会导致财务损失、浪费宝贵的时间，甚至可能导致敏感数据泄露。为了克服这一挑战，越来越多的公司正在采用高效的文档跟踪应用程序。 传统文档管理的缺点 传统的文档管理通常涉及使用物理文件和手动系统，具有许多明显的缺点。其中一些损失包括： 存储空间有限 物理文档需要大量的物理空间来存储。许多组织面临存储空间有限的限制，导致租用外部空间或仓库的额外成本。
丢失和损坏的风险 物理文件容易遭受丢失或损坏的风险。纸张 WhatsApp 数据库 可能会因火灾、洪水或其他自然灾害而丢失、损坏。丢失重要文件可能会造成严重后果，并且很难甚至不可能恢复。 搜索过程缓慢 在成堆的物理文件中查找特定文档可能需要很长时间。员工必须手动搜索各种文件，导致日常操作延迟和效率低下。 组织复杂性和分类 在结构化系统中对物理文件进行分组和组织成为一项耗时且令人困惑的任务。当没有明确的分类方法时，检索必要的文档成为一个重大挑战。
存储和搜索文档的复杂性 传统的文档管理还受到与文档存储和检索相关的复杂性的影响。经常出现的一些问题是： 信息超载 现代公司每天都会产生大量的文档。管理、存储和搜索如此大量的文档成为一项复杂且耗时的任务。 文件复制 在传统的文档管理环境中，通常很难确保文档不重复。重复文档可能会导致混乱、错误并浪费宝贵的时间。 无能见度 在传统系统中，通常很难实时跟踪文档的状态和位置。这阻碍了协作并阻碍了高效的工作流程。 可维护性和安全限制 文档安全是文档管理的一个重要方面。 |
